Добрый день.
Цитата: отпуск составляет 30 кал.дней;сотрудница работает с 01.02.2013 г.уже отгуленные отпуска:1) за период работы с 01.02.2013 по 31.01.2014 на 14 к.д. с 16.09.13 по 29.09.13;2) период работы с 01.02.2013 по 31.01.2014 на 16 к.д. с 05.05.14 по 21.05.14 г.;
За первый рабочий год отпуск предоставлен полностью.
Цитата: 3)за период работы с 01.02.14 по 31.01.15 на 7 к.д. с 22.05.14 по 28.05.14 г. (получается что этот отпуск она отгуляла авансом?)
Ничего страшного в том, что год еще не был полностью отработан (посмотрите последний абзац ст. 122 ТК РФ).
Цитата: 4)период работы с 01.02.14 по 31.01.15 г., на 14 к.д с 14.07.14 по 27.07.14 г.
Итого за второй рабочий год, который завершится 31.01.15, предоставлен 21 день отпуска (и в качестве долга за работодателем можем условно считать 9 дней).
Цитата: Срок родов в начале мая 2015 г.
Период отпуска по БиР полностью входит в рабочий стаж, дающий право на очередной отпуск. Закончиться он, судя по всему, должен где-то к середине июля? Если это произойдет до 15 июля, то отработанными будут считаться еще 5 месяцев, если после 15 июля - 6 месяцев (с учетом округления неполного месяца).
Считаем: 30/12*5=12
И плюс 9 за предыдущий рабочий год дают нам в итоге 21 день отпуска.
Во втором случае результат больше: 30/12*6+9=24 дня.
Цитата: Подскажите, пожалуйста, в какой период можно оформить отпуск и на сколько дней, чтобы не возникло долгов ни у сотрудницы перед организацией , ни у организации перед сотрудницей.
В общем порядке ориентироваться полагается на график отпусков (видимо, вопрос оттого и возник, что хотите согласовать его с работницей заранее).
Долга за сотрудницей лучше действительно не допускать (если решит уволиться во время неоплачиваемого отпуска по уходу, то удержать переплату отпускных будет не из чего, а если еще и не захочет вернуть добровольно, то придется или прощать или судиться). А вот долг за работодателем допустим: дни отпуска не пропадут, их можно предоставить позже или выплатить КНО при увольнении.
Если считаете обоюдовыгодным постараться заранее по отпускным "рассчитаться под ноль" , то отсчитайте от начала БиР назад прогнозируемое число дней отпуска (21 или 24) и запланируйте его на эту дату.